ORSYS - Beleid bescherming persoonsgegevens

Laatst bijgewerkt op: 8 januari 2024

De ORSYS Group (ORSYS Formation, ORSYS Institut, ORSYS Belgium, ORSYS Luxembourg, ORSYS Switzerland, ORSYS Spain, ITTCert) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar klanten. Zij zet zich in om het hoogste niveau van bescherming te waarborgen in overeenstemming met de Europese en Franse regelgeving die op haar van toepassing is op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.

Ga voor alle informatie over de bescherming van persoonsgegevens naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit raadplegen op www.autoriteprotectiondonnees.be.

Wat zijn onze principes voor het verwerken van persoonlijke gegevens?

Met betrekking tot de geldende regelgeving is de verwerking van uw persoonsgegevens door ORSYS gebaseerd op de volgende principes:

De verzamelde gegevens staan in verhouding tot de doeleinden van de verwerking.

De doeleinden van elke verwerking zijn gespecificeerd, expliciet en legitiem.

De verwerking is wettig, eerlijk en transparant.

De verzamelde gegevens zijn onderworpen aan organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonlijke gegevens?

De gegevensbeheerder is het bedrijf dat bepaalt hoe en voor welk doel uw persoonlijke gegevens worden gebruikt. Voor persoonlijke gegevens die worden verzameld op onze websites en mobiele applicaties, of tijdens uw contacten met onze verkoopteams (analyse van behoeften, bestellingen, opvolging van dossiers, enz:

ORSYS

1 Parvis de la Défense,

La Grande Arche Paroi Nord 92044 PARIS LA DEFENSE CEDEX

RC Nanterre: 482 761 160

Waarom verzamelt ORSYS mijn persoonlijke gegevens?

ORSYS gebruikt uw persoonsgegevens voornamelijk voor de volgende doeleinden:

Beheer trainingsorders en klantrelaties, zorg ervoor dat trainingen daadwerkelijk worden gegeven

De overgrote meerderheid van onze klanten zijn privébedrijven en overheidsinstanties, en sommige zijn particulieren. Wij hebben informatie over u nodig om professionele trainingsopdrachten van uw werkgever of uzelf te beheren en om deze opdrachten op te volgen. Bijvoorbeeld: het inschrijven voor een inter- of intra-bedrijfstraining of een e-learningsessie; het versturen van uw uitnodigingen of uw inloggegevens voor ons LMS-platform (Learning Management System); het ontvangen van u in onze centra en trainingsruimten; het uitvoeren van de trainingsdienst en het bewaken van de voltooide trainingsperioden; het beoordelen van uw kennis; het bewaken van klantrelaties, zoals het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken; het klachtenbeheer en de dienst na verkoop.

De personalisatie van onze diensten en de berichten die wij u sturen

Wij gebruiken uw gegevens om de diensten die wij u aanbieden en de communicatie die wij u sturen te verbeteren. Wij kunnen u bijvoorbeeld gepersonaliseerde e-mails sturen of trainingen aanbevelen die aansluiten bij uw professionele behoeften.

Klantenkennis, statistieken en websiteprestaties

Wij kunnen anonieme gegevens gebruiken om de activiteit op onze site te analyseren en de diensten die wij aanbieden te verbeteren. Wij meten bijvoorbeeld het aantal bekeken pagina's, het aantal bezoeken aan de site, bezoekersactiviteiten en de frequentie waarmee bezoekers terugkeren.

Wij kunnen de gegevens over u gebruiken om interne statistieken op te stellen die gekoppeld zijn aan uw commerciële relatie met ORSYS.

Welke persoonlijke gegevens worden er over mij verzameld?

Welke gegevens?

Met betrekking tot onze klanten, de mensen die trainingen aanbevelen (contactpersonen op de trainingsafdeling, personeelsafdeling, inkopers, operationele directeuren en managers), zijn de verzamelde en verwerkte persoonlijke gegevens voornamelijk achternamen, voornamen en professionele gegevens (bedrijf, functie, postadres, e-mailadres, telefoonnummer), enkele verbindingsgegevens, bestelgeschiedenis en alle andere informatie die spontaan wordt verstrekt als de inhoud relevant is en in verhouding staat tot het doel van de verwerking.

Met betrekking tot deelnemers aan ORSYS trainingen, worden persoonlijke gegevens verzameld van de werkgever of van de deelnemer zelf op het moment van inschrijving. Het gaat voornamelijk om de achternaam, voornaam, professionele gegevens (naam werkgever, beroep, postadres, e-mailadres, telefoonnummer), enkele verbindingsgegevens, evaluaties van gevolgde trainingen, zelfbeoordelingen van kennisverwerving, en alle andere informatie die spontaan wordt verstrekt als de inhoud relevant is en in verhouding staat tot het doel van de verwerking.

Het verzamelen van de gegevens van de deelnemer bij de werkgever voldoet aan de wettelijke trainingsverplichting van werkgevers tegenover hun werknemers.

Het verzamelen van gegevens van de deelnemer zelf voldoet aan de wettelijke verplichting waarnaar wordt verwezen in de vorige paragraaf of de uitvoering van een beroepsopleidingsactie zoals bepaald in artikel L 6313-1 van de Franse arbeidswet. In dit geval zijn de verzamelde gegevens noodzakelijk om de actie uit te voeren.

Indien van toepassing, in toepassing van artikel D 5211-3 van de Franse Arbeidswet, kan ORSYS informatie verzamelen over eventuele handicaps om de nodige aanpassingen aan de cursus te kunnen bieden. Deze informatie wordt alleen bewaard tot het einde van de cursus. Daarna wordt het uit onze systemen verwijderd en bewaren wij er geen sporen van.

Wanneer?

Wij verzamelen de informatie die u verstrekt wanneer:

Voor opleidingsspeciaalzaken (contactpersonen op de opleidingsafdeling, personeelsafdeling, inkopers, operationele directeuren en managers, enz.)

U een Espace Pro klantaccount wilt aanmaken.

U een bestelling op een van onze websites of bij onze verkoopteams plaatst (e-mail of webformulieren).

Voor mensen die een ORSYS training volgen

U een MyOrsys account gebruikt om de leermiddelen voor een cursus die u hebt gevolgd op te halen.

U een training evalueert die u hebt gevolgd.

U door onze websites bladert en onze trainingsproducten raadpleegt.

Contact met onze Klantenservice opneemt.

Voor alle

U een verzoek om informatie indient.

U ons een verzoek stuurt om u in te schrijven voor een van onze gratis evenementen.

Wanneer gegevens online worden verzameld, wordt de verplichte of optionele aard van de gegevens aangegeven met een sterretje.

ORSYS kan ook gegevens verzamelen van potentiële klanten:

  • in de context van gegevensaankopen via databases van externe partners, in overeenstemming met de RGPD.
  • in het kader van professionele evenementen (beurzen en webinars): de verzamelde gegevens omvatten achternamen, voornamen en professionele gegevens (bedrijf, functie, postadres, e-mailadres, telefoonnummer).

In beide gevallen wordt er een ontvangstbevestiging per e-mail naar het verzamelde e-mailadres gestuurd, waarin u op de hoogte wordt gesteld van onze aanpak en de mogelijkheid krijgt om direct bezwaar aan te tekenen.

  • door zich te abonneren op de inhoud van onze "blog": onze prospects kunnen vragen om onze commerciële e-mails te ontvangen, gebaseerd op de trainingsonderwerpen die hen interesseren. Ze worden dan uitgenodigd om hun professionele e-mailadres in te voeren en eenvoudigweg de inhoudscategorieën te selecteren waarop ze zich willen abonneren.

Welke mededelingen zal ik waarschijnlijk ontvangen?

Service e-mails

Naar aanleiding van een bestelling of in het kader van het beheer van een contract ontvangt u e-mails waarmee u uw bestelling of de uitvoering van uw contract kunt volgen (bevestiging van bestellingen, organisatie van opleidingen, opvragen van administratieve documenten, enz.) Deze serviceberichten zijn noodzakelijk voor de goede uitvoering van de door u aangevraagde bestellingen en diensten. De ontvangst van deze informatie is niet gekoppeld aan de keuzes die u hebt gemaakt met betrekking tot de ontvangst van commerciële berichten.

Commerciële e-mails en nieuwsbrieven

Door klant te worden, als u daar geen bezwaar tegen heeft gemaakt, of als prospect (beurs, webinar, blog...), kunt u per e-mail informatie en aanbiedingen van ORSYS ontvangen. Met deze berichten kunnen wij u op de hoogte houden van ORSYS nieuws, de ontwikkeling van het trainingsaanbod, de vulling van sessies en evenementen (aanwezigheid op beurzen, conferenties of webinars). Wij meten systematisch het openings- en klikpercentage van deze mailings, om ze aan uw behoeften aan te passen.

Post

Als u geen bezwaar maakt, kunt u aanbiedingen en informatie per post ontvangen, zoals onze algemene of thematische catalogi.

Op welke wettelijke basis en voor hoe lang worden mijn persoonlijke gegevens verwerkt?

De verwerking van uw persoonlijke gegevens is gerechtvaardigd op verschillende gronden (rechtsgrondslag), afhankelijk van het gebruik dat wij van de persoonlijke gegevens maken. Hieronder vindt u de rechtsgronden en bewaarperioden die wij toepassen op onze belangrijkste verwerkingsactiviteiten.

Rechtsgrondslag voor verwerking

Een van de toepasselijke rechtsgrondslagen:

Het contract: de verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract waarmee u hebt ingestemd.

Toestemming: u stemt in met de verwerking van uw persoonsgegevens door middel van uitdrukkelijke toestemming (aankruisvakje, e-mail of telefonisch contact met uw ORSYS-vertegenwoordiger). U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

Gerechtvaardigd belang: ORSYS heeft een commercieel belang bij de verwerking van uw gegevens dat gerechtvaardigd en evenwichtig is en geen inbreuk maakt op uw privacy. Met bepaalde uitzonderingen kunt u zich te allen tijde verzetten tegen verwerking op basis van legitiem belang door ORSYS hiervan op de hoogte te stellen.

Wettelijke verplichting: de verwerking van uw persoonsgegevens is wettelijk verplicht.

Houdbaarheid

De meeste gegevens (informatie over uw klantenrekening, bestelgeschiedenis, enz.) worden bewaard zolang u een "actieve" klant bent en gedurende een periode van 5 jaar vanaf de datum van uw laatste activiteit. Uw gegevens worden vervolgens gearchiveerd met beperkte toegang voor een verdere periode voor beperkte doeleinden die wettelijk zijn toegestaan (betaling, aanvragen van oude documenten zoals een opleidingscertificaat of diploma, enz.) Na deze periode worden de gegevens verwijderd.

Doel van de verwerking

Wettelijke basis

Houdbaarheid in operationele basis

Archiveren

Nuttige opmerkingen

Beheer van inschrijvingen voor trainingen of aanverwante diensten

Contract

de contractperiode

5 jaar vanaf het einde van het contract

Een klant is bijvoorbeeld actief wanneer hij of zij zich inschrijft voor een van zijn of haar collega's, een training volgt, een van onze verkoopmedewerkers ontmoet of inlogt op zijn of haar account.

Beheer van voorafgaande tests

Gerechtvaardigd belang

tijd voor beoordeling

5 jaar vanaf de waarderingsdatum

Beoordeling van kandidaten om te bepalen of ze het vereiste niveau hebben om de cursussen te volgen

Websitebeheer

Gerechtvaardigd belang

de tijd die nodig is om het verzoek te verwerken

Gebruik van de Espace Pro-account (voor voorschrijvers) of MyOrsys (voor deelnemers)

Contract

5 jaar na laatste activiteit

5 tot 10 jaar

Een voorschrijfklant is actief wanneer hij bijvoorbeeld een aankoop doet, administratieve documenten ophaalt of inlogt op zijn Espace Pro-account. Een deelnemende klant is actief wanneer hij een training heeft gevolgd of op zijn gebruikersaccount (MyOrsys) heeft ingelogd.

Prospectbeheer

Gerechtvaardigd belang

3 jaar na laatste activiteit

5 jaar vanaf het einde van het contract

Als onderdeel van het beheer van uw cliëntenrekening, kunt u papieren of elektronische berichten van ORSYS ontvangen over haar producten of diensten. U kunt hier te allen tijde bezwaar tegen maken.

B2B-berichten per e-mail versturen (elektronische commerciële prospectie) door ORSYS

Gerechtvaardigd belang

3 jaar na laatste activiteit

N/A

Als onderdeel van het beheer van uw klantenaccount, kunt u elektronische berichten van ORSYS ontvangen over haar producten of diensten. U kunt zich hiertegen verzetten vanaf het moment dat u uw account aanmaakt.

B2C-berichten per e-mail versturen (elektronische commerciële prospectie) door ORSYS

Toestemming

3 jaar na laatste activiteit

N/A

Als onderdeel van het beheer van uw cliëntenrekening, kunt u elektronische communicatie ontvangen van ORSYS over haar producten of diensten. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Delen van gegevens binnen de ORSYS groep ten behoeve van klantenkennis

Gerechtvaardigd belang

5 jaar na laatste activiteit

5 tot 10 jaar

U kunt te allen tijde per post of e-mail aangeven dat u bezwaar heeft tegen het delen van informatie binnen de ORSYS groep.

Welke maatregelen zijn er genomen om mijn gegevens te beveiligen?

ORSYS neemt technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang tot of openbaarmaking van gegevens te voorkomen:

De toegang tot onze gebouwen en IT-omgevingen is beveiligd.

Toegang, delen en gegevensoverdracht zijn veilig.

Onze werknemers die toegang hebben tot persoonlijke gegevens worden getraind in de vereisten voor vertrouwelijkheid.

Wie ontvangt mijn gegevens?

Doorgeven van gegevens aan onderaannemers

De gegevens die wij verzamelen kunnen worden doorgegeven aan dienstverleners (onderaannemers) die ORSYS gebruikt om haar trainingen uit te voeren in het kader van de hierboven genoemde doeleinden, voornamelijk in het kader van de daadwerkelijke uitvoering van face-to-face of afstandsonderwijs trainingen.

Gegevens delen binnen de ORSYS groep

Uw gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan andere dochterondernemingen van de ORSYS Group voor onderzoek en kennis van klanten. Voor de huidige lijst van groepsentiteiten die uw gegevens kunnen ontvangen, kunt u een verzoek indienen.

Gegevens delen met derden

ORSYS deelt uw gegevens alleen met de dienstverleners die nodig zijn om haar trainingen uit te voeren.

Hoe kan ik mijn keuzes over het gebruik van mijn gegevens kenbaar maken?

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens:

Stuur een e-mail naar rgpd@orsys.fr.

Per post naar het volgende adres: ORSYS, Traitement des données personnelles, 1 parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense.

Als u een account hebt, online in uw Espace Pro (voor aanbieders van trainingen) of in uw MyOrsys (voor deelnemers aan onze trainingen).

Al onze reclame-e-mails bevatten een afmeldlink, zodat u op elk moment kunt aangeven dat u bezwaar hebt tegen het gebruik van uw e-mailadres.

Welke rechten heb ik met betrekking tot het gebruik van mijn persoonlijke gegevens?

In overeenstemming met de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens kunt u uw rechten (toegang, rectificatie, verwijdering, verzet, beperking en overdraagbaarheid indien van toepassing) uitoefenen door te schrijven naar rgpd@orsys.fr of per post ORSYS, Personal Data Processing, 1 parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense. Om ons in staat te stellen snel te reageren, vragen wij u om uw achterna(a)m(en)/voorna(a)m(en), bedrijf, professioneel e-mailadres gebruikt in uw relatie met ORSYS, evenals de gewenste wijziging aan te geven. Bepaalde verzoeken om uw rechten uit te oefenen (recht op toegang) moeten vergezeld gaan van een fotokopie van een identiteitsbewijs met uw handtekening om uw identiteit te verifiëren en het adres te specificeren waarnaar het antwoord moet worden gestuurd. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek ontvangt u een antwoord.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), met name op haar website www.cnil.fr/.

ORSYS heeft een Functionaris Gegevensbescherming (DPO) die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de ORSYS DPO op dpo@orsys.fr (behalve voor het uitoefenen van uw rechten, die voornamelijk worden uitgevoerd op rgpd@orsys.fr).

Worden mijn gegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

Uw gegevens die zijn verzameld als onderdeel van uw commerciële relatie met ORSYS worden niet verzonden buiten de Europese Unie.

Hoe zit het met de persoonlijke gegevens van minderjarigen?

ORSYS diensten zijn niet bedoeld voor minderjarigen, daarom verwerkt ORSYS geen gegevens die specifiek betrekking hebben op minderjarigen.

Welke soorten cookies worden gebruikt?

Wij gebruiken cookies of soortgelijke technologieën om uw surfervaring te verbeteren of om u gepersonaliseerde reclamecontent aan te bieden. Voor het beheer van deze cookies vertrouwen wij op een vertrouwde derde partij, Axeptio, die het verzamelen en opslaan van uw toestemming beheert. Onze klanten en prospects kunnen hun toestemming onafhankelijk beheren via een venster dat toegankelijk is onderaan elke pagina van onze website: zij kunnen elk van de onderstaande soorten cookies naar wens en op elk moment accepteren of weigeren.

Soorten cookies die worden gebruikt:

  • Cookies voor toegang tot statistieken of gedragsgegevens met betrekking tot bezoeken aan onze websites (Google Analytics, Hotjar, etc.)
  • Cookies om de effectiviteit van gesponsorde campagnes te meten (Google Ads, Bing, Facebook, Twitter, Instagram, etc.)
  • Cookies om bezoekers van onze reclame-e-mails te identificeren (Dialog Insight)