Beleid bescherming persoonsgegevens

Laatst bijgewerkt op: 8 januari 2024
De ORSYS Groep (ORSYS Formation, ORSYS Institut, ORSYS Belgium, ORSYS Luxembourg, ORSYS Switzerland, ORSYS Spain, ITTCert) is begaan met de bescherming van de persoonsgegevens van haar klanten. Zij verbindt zich ertoe om het beste niveau van bescherming te waarborgen in overeenstemming met de Europese en Franse regelgeving die op haar van toepassing is op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.

Voor alle informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u, ook terecht bij de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.

Wat zijn onze principes voor het verwerken van persoonlijke gegevens?

Met betrekking tot de geldende regelgeving is de verwerking van uw persoonsgegevens door ORSYS gebaseerd op de volgende principes:
  • De verzamelde gegevens staan in verhouding tot de doeleinden van de verwerking.
  • De doeleinden van elke verwerking zijn gespecificeerd, expliciet en legitiem.
  • De verwerking is wettig, eerlijk en transparant.
  • De verzamelde gegevens zijn onderworpen aan organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonlijke gegevens?

De gegevensbeheerder is het bedrijf dat bepaalt hoe en waarvoor uw persoonlijke gegevens worden gebruikt.
Voor persoonsgegevens die worden verzameld op onze websites en mobiele applicaties, of tijdens uw contacten met onze verkoopteams (analyse van behoeften, bestellingen, opvolging van dossiers, enz:
ORSYS GROEP
1 Parvis de la Défense,
La Grande Arche Paroi Nord
92044 PARIS LA DÉFENSE CEDEX
RC Nanterre: 482 761 160

Waarom verzamelt de ORSYS groep mijn persoonlijke gegevens?

De ORSYS groep gebruikt uw persoonlijke gegevens voornamelijk voor de volgende doeleinden:

  • Beheren van trainingsorders en klantrelaties, zorgen dat trainingen daadwerkelijk worden gegeven
    De overgrote meerderheid van onze klanten zijn particuliere bedrijven en overheidsinstellingen, en sommige zijn particulieren. We hebben informatie over u nodig om de professionele trainingsopdrachten van uw werkgever of uzelf te beheren en om deze opdrachten op te volgen.
    Bijvoorbeeld: het inschrijven voor een inter- of intra-bedrijfstraining of een e-learningsessie; het versturen van uw uitnodigingen of uw inloggegevens voor ons LMS-platform (Learning Management System); het verwelkomen van u in onze centra en trainingsruimten; het uitvoeren van de trainingsdienst en het bewaken van de voltooide trainingsperioden; het beoordelen van uw kennis; het bewaken van klantrelaties, zoals het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken; het afhandelen van klachten en after-sales service.
  • De personalisatie van onze diensten en de berichten die we u sturen
    We gebruiken je gegevens om de diensten die we je aanbieden en de communicatie die we je sturen te verbeteren. Zo kunnen we u bijvoorbeeld gepersonaliseerde e-mails sturen of opleidingen aanbevelen die aansluiten bij uw professionele behoeften.
  • La connaissance client, les statistiques et les performances de notre site
    Wij kunnen anonieme gegevens gebruiken om de activiteit op onze site te analyseren en de diensten die wij aanbieden te verbeteren. Wij meten bijvoorbeeld het aantal bekeken pagina's, het aantal bezoeken aan de site, bezoekersactiviteiten en de frequentie waarmee bezoekers terugkeren.
    Wij kunnen de gegevens over u gebruiken om interne statistieken op te stellen in verband met uw commerciële relatie met de ORSYS groep.

Welke persoonlijke gegevens worden over mij verzameld?

Welke gegevens?

Klanten en aanbieders van opleidingen (contacten op de trainingsafdeling, personeelsafdeling, inkopers, operationele directeuren en managers, enz.)
De verzamelde en verwerkte persoonsgegevens zijn voornamelijk achternamen, voornamen en professionele gegevens (bedrijf, functie, postadres, e-mailadres, telefoonnummer), enkele verbindingsgegevens, bestelgeschiedenis en alle andere informatie die vrijwillig wordt verstrekt als de inhoud relevant is en in verhouding staat tot het doel van de verwerking.

Deelnemers aan ORSYS Group trainingen
Persoonlijke gegevens worden verzameld van de werkgever of van de deelnemer zelf op het moment van inschrijving. Ze bestaan voornamelijk uit de naam, voornaam, professionele gegevens (naam werkgever, beroep, postadres, e-mailadres, telefoonnummer), enkele verbindingsgegevens, evaluaties van gevolgde opleidingen, zelfevaluaties van kennisverwerving en alle andere informatie die spontaan wordt verstrekt als de inhoud ervan relevant is en in verhouding staat tot het doel van de verwerking.
Het verzamelen van de gegevens van de deelnemer bij de werkgever voldoet aan de wettelijke trainingsverplichting van werkgevers tegenover hun werknemers.
Het verzamelen van gegevens van de deelnemer zelf voldoet aan de wettelijke verplichting waarnaar wordt verwezen in de vorige paragraaf of de uitvoering van een beroepsopleidingsactie zoals bepaald in artikel L 6313-1 van de Franse arbeidswet. In dit geval zijn de verzamelde gegevens noodzakelijk om de actie uit te voeren.
Indien van toepassing, in toepassing van artikel D 5211-3 van de Franse Arbeidswet, kan ORSYS informatie verzamelen over eventuele handicaps om de nodige aanpassingen aan de cursus te kunnen bieden. Deze informatie wordt alleen bewaard tot het einde van de cursus. Daarna wordt het uit onze systemen verwijderd en bewaren wij er geen sporen van.


Wanneer?

Voor de opleidingsinstellingen (contactpersonen op de opleidingsafdeling, personeelsafdeling, inkopers, operationele directeuren en managers, enz:
  • U verzoekt om het aanmaken van een account in onze klantenzone.
  • U een bestelling op een van onze websites of bij onze verkoopteams plaatst (e-mail of webformulieren).

Voor mensen die ORSYS Group trainingen volgen, wij verzamelen de verstrekte informatie wanneer :
  • U gebruikt een accountMyOrsys gebruikt om de leermiddelen voor een cursus die u hebt gevolgd op te halen. 
  • U een training evalueert die u hebt gevolgd.
  • U door onze websites bladert en onze trainingsproducten raadpleegt.
  • Contact met onze Klantenservice opneemt.

Voor alle,wij verzamelen de verstrekte informatie wanneer :
  • U een verzoek om informatie indient.
  • U ons een verzoek stuurt om u in te schrijven voor een van onze gratis evenementen.

Wanneer gegevens online worden verzameld, wordt de verplichte of optionele aard van de gegevens aangegeven met een sterretje.

ORSYS kan ook gegevens verzamelen van potentiële klanten:
  • in de context van gegevensaankopen via databases van externe partners, in overeenstemming met de RGPD.
  • in het kader van professionele evenementen (beurzen en webinars): de verzamelde gegevens omvatten achternamen, voornamen en professionele gegevens (bedrijf, functie, postadres, e-mailadres, telefoonnummer).
    In beide gevallen wordt er een ontvangstbevestiging per e-mail naar het verzamelde e-mailadres gestuurd, waarin u op de hoogte wordt gesteld van onze aanpak en de mogelijkheid krijgt om direct bezwaar aan te tekenen.
  • door zich te abonneren op de inhoud van onze "blog": onze prospects kunnen vragen om onze commerciële e-mails te ontvangen, gebaseerd op de trainingsonderwerpen die hen interesseren. Ze worden dan uitgenodigd om hun professionele e-mailadres in te voeren en eenvoudigweg de inhoudscategorieën te selecteren waarop ze zich willen abonneren.

Welke mededelingen zal ik waarschijnlijk ontvangen?

Service e-mails

Naar aanleiding van een bestelling of in het kader van het beheer van een contract ontvangt u e-mails waarmee u uw bestelling of de uitvoering van uw contract kunt volgen (bevestiging van bestellingen, organisatie van opleidingen, opvragen van administratieve documenten, enz;)
Deze serviceberichten zijn noodzakelijk voor de goede uitvoering van de door u aangevraagde bestellingen en diensten. De ontvangst van deze informatie is niet gekoppeld aan de keuzes die u hebt gemaakt met betrekking tot de ontvangst van commerciële berichten.

Commerciële e-mails en nieuwsbrieven

Door klant te worden, als u daar geen bezwaar tegen heeft gemaakt, of als prospect (beurs, webinar, blog...), kunt u per e-mail informatie en aanbiedingen van ORSYS ontvangen. Met deze berichten kunnen wij u op de hoogte houden van ORSYS nieuws, de ontwikkeling van het trainingsaanbod, de vulling van sessies en evenementen (aanwezigheid op beurzen, conferenties of webinars). Wij meten systematisch het openings- en klikpercentage van deze mailings, om ze aan uw behoeften aan te passen.

Post

Als u geen bezwaar maakt, kunt u aanbiedingen en informatie per post.

Op welke rechtsgrondslag en voor hoe lang worden mijn persoonlijke gegevens verwerkt?

De verwerking van je persoonlijke gegevens is gerechtvaardigd op verschillende gronden (rechtsgrondslag), afhankelijk van het gebruik dat we van de persoonlijke gegevens maken. Hieronder vindt u de rechtsgronden en bewaartermijnen die we toepassen op onze belangrijkste verwerkingen.

Rechtsgrondslag voor verwerking

  • Het contract de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract waarmee u hebt ingestemd.
  • Toestemming : u stemt in met de verwerking van uw persoonsgegevens door middel van uitdrukkelijke toestemming (aankruisvakje, e-mail of telefonisch contact met uw ORSYS-vertegenwoordiger). U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
  • Gerechtvaardigd belang :ORSYS heeft een commercieel belang bij de verwerking van uw gegevens dat gerechtvaardigd en evenwichtig is en geen inbreuk maakt op uw privacy. Met bepaalde uitzonderingen kunt u zich te allen tijde verzetten tegen verwerking op basis van legitiem belang door ORSYS hiervan op de hoogte te stellen.
  • De wettelijke verplichting: de verwerking van uw persoonsgegevens is wettelijk verplicht.

Houdbaarheid

De meeste gegevens (informatie van uw klantenrekening, bestelgeschiedenis, enz.) worden bewaard zolang u een "actieve" klant bent en gedurende een periode van 5 jaar vanaf de datum van uw laatste activiteit. Uw gegevens worden vervolgens gearchiveerd met beperkte toegang voor een verdere periode voor beperkte doeleinden die wettelijk zijn toegestaan (betaling, aanvragen van oude documenten zoals een opleidingscertificaat of diploma, enz.) Na deze periode worden de gegevens verwijderd.

Welke maatregelen zijn er genomen om mijn gegevens te beveiligen?

ORSYS neemt technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang tot of openbaarmaking van gegevens te voorkomen:
  • De toegang tot onze gebouwen en IT-omgevingen is beveiligd.
  • Toegang, delen en gegevensoverdracht zijn veilig.
  • Onze werknemers die toegang hebben tot persoonlijke gegevens zijn getraind in de vereisten van vertrouwelijkheid.

Wie ontvangt mijn gegevens?

Doorgeven van gegevens aan onderaannemers

De verzamelde gegevens kunnen worden doorgegeven aan dienstverleners (onderaannemers) die door de ORSYS Group worden gebruikt om haar trainingen uit te voeren in het kader van de hierboven genoemde doeleinden, voornamelijk in het kader van de feitelijke uitvoering van face-to-face of afstandsonderwijs trainingen.

Gegevens delen binnen de ORSYS groep

Uw gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan andere filialen van de ORSYS Group voor onderzoek en kennis van klanten. Voor de huidige lijst van groepsentiteiten die uw gegevens kunnen ontvangen, kunt u een verzoek indienen.

Gegevens delen met derden

De ORSYS Group deelt uw gegevens alleen met de dienstverleners die nodig zijn om haar trainingen uit te voeren.

Hoe kan ik mijn keuzes over het gebruik van mijn gegevens kenbaar maken?

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens:
  • Stuur een e-mail naar rgpd@orsys.fr
  • Per post naar het volgende adres: ORSYS, Traitement des données personnelles, 1 parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense.
  • Als u een account hebt, online in uw Espace Pro (voor aanbieders van trainingen) of in uw MyOrsys (voor deelnemers aan onze trainingen).

Al onze reclame e-mails bevatten een afmeldlink waarmee u zich op elk gewenst moment kunt afmelden voor onze communicatie.

Welke rechten heb ik met betrekking tot het gebruik van mijn persoonlijke gegevens?

In overeenstemming met de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens kunt u uw rechten (toegang, rectificatie, verwijdering, verzet, beperking en overdraagbaarheid, indien van toepassing) uitoefenen door te schrijven naarrgpd@orsys.fr of per post naar ORSYS, Verwerking van persoonsgegevens, 1 parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense. 

Om ons in staat te stellen snel te antwoorden, verzoeken wij u uw naam/voornamen, bedrijf, professioneel e-mailadres gebruikt in uw relatie met ORSYS, evenals de gewenste wijziging aan te geven. Bepaalde verzoeken om uw rechten uit te oefenen (recht op toegang) moeten vergezeld gaan van een fotokopie van een identiteitsbewijs met uw handtekening om uw identiteit te verifiëren en het adres te specificeren waarnaar het antwoord moet worden gestuurd. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek ontvangt u een antwoord.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, met name op haar website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.

De ORSYS Group heeft een functionaris voor de bescherming van persoonsgegevens die verantwoordelijk is voor het waarborgen van de bescherming van persoonsgegevens. U kunt contact met hem opnemen op het volgende adres dpo@orsys.fr (met uitzondering van de uitoefening van uw rechten, die voornamelijk kunnen worden uitgeoefend op het volgende adres rgpd@orsys.fr).

Worden mijn gegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

Uw gegevens die zijn verzameld als onderdeel van uw commerciële relatie met de ORSYS Group worden niet verzonden buiten de Europese Unie.

Hoe zit het met de persoonlijke gegevens van minderjarigen?

De diensten van de ORSYS groep zijn niet bedoeld voor minderjarigen, bijgevolg verwerkt de ORSYS groep geen gegevens die specifiek betrekking hebben op minderjarigen.

Welke soorten cookies worden gebruikt?

Websites van de ORSYS Group maken gebruik van cookies of vergelijkbare technologieën om uw surfervaring te verbeteren of om u gepersonaliseerde reclamecontent aan te bieden.
We vertrouwen op een vertrouwde derde partij, Axeptio, die de verzameling en opslag van uw toestemming beheert.
Onze klanten en prospects kunnen hun toestemming zelfstandig beheren via een venster dat toegankelijk is onderaan elke pagina van onze websites. Ze kunnen elk van de onderstaande soorten cookies naar wens en op elk moment accepteren of weigeren:
  • Cookies voor toegang tot statistieken of gedragsgegevens met betrekking tot bezoeken aan onze websites (Google Analytics, Hotjar, etc.)
  • Cookies om de effectiviteit van gesponsorde campagnes te meten (Google Ads, Bing, Facebook, Twitter, Instagram, etc.)
  • Cookies om bezoekers van onze reclame-e-mails te identificeren (Dialog Insight)